Cómo transferir clientes de Excel a CRM y guardar el historial

Que mesas coleccionar

Haga una lista de los archivos que el equipo está utilizando actualmente. Marque por separado clientes, pedidos, pagos, tareas y documentos. Una persona puede aparecer en varias tablas con diferentes nombres y un pedido puede tener varios pagos. No intentes poner todo en una sola línea: las conexiones deben conservarse en el nuevo modelo.

Guarde los archivos fuente como una copia inmutable. Trabaje con la versión preparada y asigne la responsabilidad de las reglas de limpieza. Si alguien continúa cambiando la tabla anterior después de la importación, deberá definir una fecha para detener los cambios y cómo se transferirán las nuevas filas.

Cómo preparar los campos

• Almacene números de teléfono e identificadores como texto para evitar perder signos más y ceros a la izquierda.
• Lleve las fechas a un formato único e indique la zona horaria si el tiempo es importante.
• Distinguir un valor vacío de cero, especialmente en pagos y deudas.
• Compare los estados de los acuerdos con las etapas del nuevo embudo.
• Vincular administradores con usuarios existentes; Asigne pedidos de ex empleados por separado.

¿Por qué no puedes pegar contactos idénticos incondicionalmente?

El número de teléfono coincidente puede pertenecer a una empresa, una familia o varios representantes. Un nombre coincidente no es en absoluto un signo suficiente. Primero, establezca las reglas: coincidencia exacta de varios campos, conexión mediante identificador externo o confirmación manual de un posible duplicado.

Después de la fusión, todos los pedidos y el historial de los registros originales deberían permanecer. Si la importación simplemente sobrescribe una tarjeta con otra, será difícil recuperar los comentarios perdidos. Es útil almacenar el ID de la cadena original y el archivo del que procede.

Importación de prueba

Seleccione una pequeña muestra que incluya un cliente habitual, un duplicado, una empresa con múltiples contactos, campos vacíos y un pedido complejo. Consulta las tarjetas a través de los ojos de los empleados. Luego compare el número de clientes, pedidos y montos financieros totales dentro de los límites acordados.

1. El número de filas de origen y registros recibidos coincide con el informe de importación.
2. Cada línea rechazada tiene un motivo y una forma de solucionarlo.
3. Las transacciones están vinculadas al cliente correcto y al responsable.
4. Las fechas y los valores monetarios no cambiaron el significado.
5. Sólo los usuarios autorizados pueden acceder a los documentos.

Opción de inicio y reversión

Antes de la transferencia general, acordar el momento de la transferencia y la copia de seguridad. La transferencia inversa no siempre es fácil: es posible que los nuevos datos en CRM ya tengan una estructura diferente. Por lo tanto, después de la migración, se requiere un período de conciliación y las fuentes se guardan hasta que se confirme el resultado.

Si todavía estás eligiendo una plataforma, lee comparación de CRM propio y listo para usar. Para evaluar el traslado a globall.dev Necesita una tabla de muestra impersonal y una lista de conexiones que es importante guardar.