Какие таблицы собрать
Составьте список файлов, которые команда использует сейчас. Отдельно отметьте клиентов, заказы, оплаты, задачи и документы. Один человек может встречаться в нескольких таблицах под разными названиями, а один заказ иметь несколько оплат. Не пытайтесь свести всё в одну плоскую строку: связи должны сохраниться в новой модели.
Сохраните исходные файлы как неизменяемую копию. Работайте с подготовленной версией и назначьте ответственного за правила очистки. Если кто-то продолжит менять старую таблицу после импорта, нужно определить дату остановки изменений и способ переноса новых строк.
Как подготовить поля
- Телефоны и идентификаторы храните как текст, чтобы не потерять плюс и ведущие нули.
- Даты приведите к единому формату и обозначьте часовой пояс, если время важно.
- Пустое значение отличайте от нуля, особенно в оплатах и задолженности.
- Статусы сделки сопоставьте с этапами новой воронки.
- Менеджеров привяжите к действующим пользователям; заказы бывших сотрудников назначьте отдельно.
Почему нельзя безусловно склеивать одинаковые контакты
Совпавший телефон может принадлежать компании, семье или нескольким представителям. Совпавшее имя вообще не является достаточным признаком. Сначала задайте правила: точное совпадение нескольких полей, связь по внешнему идентификатору или ручное подтверждение возможного дубля.
После объединения должны остаться все заказы и история исходных записей. Если импорт просто перезапишет одну карточку другой, восстановить потерянные комментарии будет трудно. Полезно сохранять идентификатор исходной строки и файл, из которого она пришла.
Пробный импорт
Выберите небольшую выборку, в которой есть обычный клиент, дубль, компания с несколькими контактами, пустые поля и сложный заказ. Проверьте карточки глазами сотрудников. Затем сравните число клиентов, заказов и общие финансовые суммы в согласованных границах.
- Количество исходных строк и принятых записей сходится с отчётом импорта.
- Каждая отклонённая строка имеет причину и способ исправления.
- Сделки связаны с правильным клиентом и ответственным.
- Даты и денежные значения не поменяли смысл.
- Документы доступны только тем, у кого есть права.
Запуск и возможность отката
Перед общим переносом согласуйте момент переключения и резервную копию. Обратный перенос не всегда прост: новые данные в CRM уже могут иметь другую структуру. Поэтому после миграции нужен период сверки, а исходники сохраняются до подтверждения результата.
Если вы ещё выбираете платформу, прочитайте сравнение готовой и собственной CRM. Для оценки переноса в globall.dev нужен обезличенный образец таблицы и список связей, которые важно сохранить.
Обсудим вашу задачу
Опишите процесс и результат, который нужен. Покажем прототип и согласуем состав разработки, стоимость и срок.
Получить прототип