ИИ-ассистент по базе знаний компании на ваших документах

Что должен делать ассистент по документам

В корпоративной базе знаний полезен не просто убедительный текст, а проверяемый ответ. Например, сотрудник спрашивает, как оформить возврат: система находит актуальный регламент, приводит нужный фрагмент и показывает ссылку на документ. Если документ устарел или права не позволяют его открыть, ассистент не должен заполнять пробел догадкой.

Такой помощник подходит для онбординга, внутренних инструкций и первой линии поддержки. Для медицинских, юридических и финансовых решений требуется отдельная экспертная проверка: наличие документа в базе само по себе не делает любой ответ безопасным или правильным.

Как подготовить базу знаний

1. Выбрать документы, которыми действительно пользуется команда: регламенты, инструкции, FAQ и описания услуг.
2. Убрать дубли, отметить дату и владельца каждой инструкции.
3. Разделить доступы: публичные ответы клиентам, внутренние процессы и закрытые материалы.
4. Определить, кто утверждает изменения и когда новая версия становится доступной ассистенту.
5. Собрать вопросы, которые сотрудники уже задают в рабочем чате.

Не нужно сразу переносить весь файловый архив. Начинаем с одного процесса и набора проверенных документов. PDF со сканами, сложные таблицы и изображения могут требовать отдельной обработки; это проверяем на ваших примерах до общей оценки.

Как будет устроен ответ

Ассистент сначала ищет подходящие фрагменты, затем формирует ответ на их основе. Такой подход часто называют RAG. В интерфейсе нужны источники, дата документа, оценка ответа пользователем и кнопка передачи человеку. Поиск и выдача учитывают права сотрудника: закрытый файл не должен попасть в ответ через общий индекс.

Систему можно открыть в портале, на сайте или в Telegram. При этом личность и доступ пользователя проверяются на сервере. Сам факт открытия чата не даёт права читать внутренние документы компании.

Как проверим качество

• Проверочные вопросы включают точные ответы, неоднозначные вопросы и темы, которых нет в базе.
• Для ответа сохраняется ссылка на конкретную версию источника.
• При конфликте двух инструкций ассистент не выбирает произвольную.
• Сотрудник с ограниченными правами не получает закрытые документы.
• После обновления регламента старая версия перестаёт использоваться согласно принятому правилу.
• Текст из загруженного документа не может дать ассистенту полномочия удалить файлы или отправить данные наружу.

Стоимость и первый пилот

Разработка в направлении внедрения ИИ начинается от 30 000 ₽. Отдельно считаются используемая модель, обработка документов, хранение и запросы после запуска. Бесплатный прототип за 48 часов покажет интерфейс и один сценарий; качество на полном архиве измеряем на отдельном пилоте.

Для старта нужны несколько обезличенных документов, примеры вопросов и правила доступа. Если база пока не организована, сначала согласуем структуру и владельцев инструкций. Для сотрудников можно связать ассистента с внутренним порталом.